おすすめのバーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）を紹介します！

新型コロナウイルス感染拡大を機に、テレワークを導入したという企業も多いのではないでしょうか。テレワークには、多様な働き方の実現や、居住地を問わずに優秀な人材を採用できるなどのメリットもあり、ワークスタイルの定番となりつつあります。

しかしテレワークにはさまざまな課題があるのも事実です。当サイトでは、テレワークの導入によって感じる課題についてのWEBアンケート調査を実施しました。結果は以下の通りです。

第1位は「コミュニケーションが取りにくい」でした。オフィスにいればちょっとした雑談や相談もしやすいですが、テレワークで誰かに話しかけるにはわざわざチャットや電話をしなければならないため、気軽に声をかけられないという課題があります。とくに新入社員の場合、テレワークでは話しかけることに対するハードルを感じやすく、早期離職の原因にもなりかねません。

第2位は「モチベーションを維持しにくい」でした。テレワークでは人の目がないからこそだらけてしまい、なかなか業務に集中できないという人もいるのではないでしょうか。多様な働き方を実現できる反面、ある程度の緊張感がないとモチベーションを維持しにくいのも事実です。

第3位は「勤怠・労務管理が難しい」でした。テレワークは従業員側だけでなく、管理者側にも課題があります。たとえば出勤の打刻を忘れてしまった場合、テレワークでは本当に勤務していたのかどうか把握しづらいでしょう。また、自宅にいるからこそ残業へのハードルが下がり、長時間労働の原因になるという課題もあります。

第4位は「業務の進捗管理が難しい」でした。チームでプロジェクトを進める場合、テレワークではそれぞれのメンバーの進捗状況をお互いに把握しづらいため、頻繁にチャットや電話、WEB会議などを行わなければならず、それがかえってそれぞれの業務に支障をきたしてしまうというケースもあるでしょう。

第5位は「孤独やストレスを感じる」でした。とくに一人暮らしの場合、テレワークでは孤独を感じる人も少なくありません。企業にとって従業員のメンタルケアは必須事項なので、テレワークを導入する場合はこれまで以上に気を配る必要があります。

アンケートの結果は以上です。ここからは、そんなテレワークの課題を解決できる「バーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）」について詳しく解説します。

バーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）の基礎知識

昨今多くの企業が導入しているバーチャルオフィスツールですが、じつはどのようなものであるかわからないという経営者や担当者も多いのではないでしょうか。ここでは、バーチャルオフィスツールの基礎知識をご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

バーチャルオフィスツールとは？

バーチャルオフィスツールとは、インターネット上の仮想空間に実際のオフィスに近い環境を作るためのツールのことをいいます。働き方改革や感染症対策などの関係でテレワークが広く普及したことから、ここ数年で注目される機会が増えたツールでもあります。

もともとテレワークの際には会議通話のできるツールやチャットなどで社員同士がやり取りするシステムを導入している企業が多かったですが、そのシステムでは社員同士の様子がわかりにくく、気軽なコミュニケーションがしづらいことで仕事効率の低下や連携不足、コミュニケーション不足などが懸念されていました。

バーチャルオフィスツールは、それらの課題を解決できるツールとして多くの企業で導入されており、オフィスで働くのと同じように仕事を進めたりコミュニケーションを取れたりすることからも注目を集めています。

バーチャルオフィスツールの主な機能

そんなバーチャルオフィスツールですが、実際にどのような機能が搭載されているのでしょうか。ツールによって細かな機能は異なりますが、多くのツールで導入されている主な機能についてご紹介します。

コミュニケーションに関する機能

コミュニケーションに関する機能では、バーチャルオフィスツール上にいるメンバーをクリックしたりそこまで移動したりすることですぐに会話を開始できる機能などが搭載されています。これによりオフィスで気軽に話すような感覚で会話をすることができ、ちょっとした相談や雑談などがしやすくなります。

もちろんコミュニケーションはチャットやビデオ、音声などさまざまな方法で行うことができ、特定のメンバーだけを集めた会議なども行うことができます。また話したい相手がどこにいるのか、どのような状況なのかを知るための機能もあるため、簡単に話すことができたり話すタイミングを見極めたりできるのも特徴です。

オフィスの設定に関する機能

とくに複数の部署やチームがある企業では、オフィスで働いている場合に同じフロアで働いたり島席を作ったりすることも多いです。それによって部署内やチーム内での連携がしやすくなますが、バーチャルオフィスツールでも同じようにフロア分けや島席の作成をすることが可能です。

また席や会議室の位置などを変更できる機能が搭載されているバーチャルオフィスツールも多いため、実際のオフィスに似せた空間づくりをすることも、より使いやすい配置にすることもできます。これにより、人が集まりやすく仕事をしやすい環境を提供できるでしょう。

外部ツールとの連携

バーチャルオフィスツールでは、チャットツールやカレンダーといった外部ツールとの連携に対応しているものも少なくありません。そのため、これまでのテレワークで使用していたツールはそのままにバーチャルオフィスツールに移行できるため、手間や混乱が少ないというのも魅力です。

画面共有の機能

会議中に資料を共有したりブラウザの画面を共有したりできる機能も備えています。そのため各メンバーが離れた場所で仕事をしていても、同じ資料を見ながら会議やコミュニケーションを取ることができ、認識の相違などを防止することができるでしょう。

バーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）のメリット

バーチャルオフィスツールを利用することで、どのようなメリットを感じることができるのでしょうか。ここでは、そのメリットについて詳しくご紹介するので、これからバーチャルオフィスツールの導入を検討している企業や担当者はぜひ参考にしてみてください。

テレワークを促進できる

まず第一に、バーチャルオフィスツールを導入することでテレワークを促進できるというメリットがあります。テレワークを推進することで、自宅がオフィスから遠い人や、家事や育児などと仕事を両立している人でも出社の時間や負担を軽減することができ、より効率的に働くことができるようになります。

もちろんテレワークであれば本来なら採用できなかった遠方に住む優秀な人材を採用することも可能であり、企業にとっても大きなプラスになることは間違いありません。昨今ではテレワークを希望する人も増えているため、採用の可能性を広げるためにもバーチャルオフィスツールを導入するのはおすすめです。

また、社員も好きな場所で働くことができることで、リラックスすることができたりストレスを感じにくかったりすることから仕事を続けやすい、自分らしく働けるなどのメリットを感じることができるでしょう。

コミュニケーションが活発化する

バーチャルオフィスツールは、これまでのテレワークで課題となりやすかったコミュニケーションの問題や課題を解決してくれるツールとしても大きなメリットを感じられます。たとえばオフィスで働いているときと同じように1対1で会話をすることができたり、会議やミーティングを開くことができたりとコミュニケーションに関するさまざまな機能が搭載されています。

ツールによって会話の機能は異なりますが、相手のアバターに近づくと会話を聞くことができるツールもあれば、ほかの人に会話が聞こえないようにできるツールもあります。またお互いのタイミングを合わせて会話をスタートできるような機能が搭載されているツールもあり、気軽な会話をしにくかったテレワークの課題を解決してくれるのです。

コミュニケーションが活性化することによりメンバー同士の連携の取りやすさなどにもつながるため、より仕事のしやすさを感じられる方が増えるはずです。

テレワークの孤独感を軽減できる

自宅などで毎日1人で働いていると孤独を感じてしまったり、新人でほかの社員と直接コミュニケーションを取ったりしたことがない人は、仕事や会社に対して不安を感じてしまったりすることも少なくありません。バーチャルオフィスツールは、そんな孤独感や不安を軽減できるツールでもあります。

オフィスに誰がいるのかが可視化されるので、自分がそこに所属していることを実感しやすくなり、コミュニケーションを取りやすくなるので1人で不安を感じることも少なくなるはずです。またWEB会議やチャットだけでは感じられなかったつながりや一体感も生まれやすいため、そういった点でも孤独感を解消できるでしょう。

孤独感や不安はメンタルヘルスにも関わる部分であり、企業がしっかりと管理や見極めをしなければならない部分でもあります。バーチャルオフィスツールでメンタル面のケアも行いながら、仕事のサポートができるというのは企業にとっても大きなメリットになるでしょう。

勤怠・業務の状況が分かりやすい

バーチャルオフィスツールでは、それぞれのメンバーの勤怠や業務の状況を表示できる機能が備わっていることも多いです。たとえば「離席中」「会議中」「対応可」などがステータスとして表示されるので、自分以外のメンバーがどのような状態であるかを簡単に確認できます。

そのため、今話したり質問ができる状況であるかどうかが離れた場所にいてもわかり、よりコミュニケーションを取りやすくなるといえるでしょう。また勤怠や業務の状況が見えることで、誰が今どこでなにをしているのかを確認するための無駄な時間や手間も減らすことができます。

これにより、1人で働いているよりも集中できたり、会社で働いているということを実感しやすくなったりするため、効率的に作業を進められるようになるなどのメリットを感じられるはずです。

生産性向上・業務効率化につながる

バーチャルオフィスツールは、生産性の向上や業務効率化につながるというメリットもあります。これは、社員同士がオフィスで働いているときと同じようにコミュニケーションを取ったり、会議に参加したり、また周囲の状況を確認することができることから程よい緊張感を生み出すことができるからです。

そのためテレワークで1人で働いているときよりも生産性を向上できたり、業務を効率化できたりする可能性が高いでしょう。さらに、コミュニケーションが活発に行えるようになることも、生産性向上や業務効率化につながる理由のひとつです。

わからないことをすぐに確認することができる、手軽にミーティングを行うことができる、同じ部署の人と近くで働けるなどのことからコミュニケーションが取りやすく、簡単に連携が取れるため、生産性向上や業務効率化を実現しやすくなるといえるでしょう。

経費を削減できる

企業にとってのメリットとして、経費削減ができるという点が挙げられます。完全にバーチャルオフィスツールのみで営業できるようにすれば、オフィスを縮小したりオフィス自体をなくしたりすることも可能なので、オフィスの賃料や光熱費、水道代を削減することができるでしょう。

さらに社員の交通費も不要になるので、その点も経費削減に大きな成果を発揮してくれるはずです。昨今ではレンタル会議室やオフィスなども多いので、実際に集まる必要がある場合はそのような場所を利用すれば十分という企業も少なくありません。

オフィスにかかる経費を削減することができれば、事業やプロジェクトにその分の予算を回すことも可能なので、これまでよりも高い利益を創出することができるなどのメリットにもつながっていくはずです。

バーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）のデメリット

バーチャルオフィスツールにはさまざまなメリットがありますが、じつは知っておきたいデメリットもいくつかあります。ここではそのデメリットについて詳しくご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

慣れるまでに時間がかかる

バーチャルオフィスツールの導入に限ったことではありませんが、新しいツールやシステムの導入は慣れるまで時間がかかるというデメリットがあります。とくにIT系のツールに弱い人にとっては、オフィス自体が仮想空間になるという概念がなかなか受け入れがたいかもしれません。

またツールを使いこなせるようになるまではサポートが必要であるため、そのために人員が割かれてしまうこともあるでしょう。すると生産性の低下や本来の仕事が進まないなどのデメリットにつながってしまうこともあります。このようなデメリットを感じないようにするためには、できるだけ操作性がシンプルで幅広い年代に使いやすい設計になっていること、無駄な動作が少ないことなどを重視してバーチャルオフィスツールを選ぶといいでしょう。

監視されているように感じる

勤務の状況を可視化できるというのはメリットでもありますが、デメリットに感じてしまう人もいます。それは、つねに自分の状態を監視されているように感じてしまいやすいからです。とくにアバター同士が近づくと会話がスタートするなどの機能があると、気軽さはあってもつねに緊張感がありストレスを感じてしまう人もいるはずです。

こういったデメリットを解消するためには、トークのシステムに注目してバーチャルオフィスツールを選ぶのがおすすめです。たとえば近づいたら勝手にトークが始まるのではなく、許可制でお互いのタイミングがよいときだけ会話ができるツールであれば、緊張感や監視されている感覚を軽減できるはずです。

導入・運用にコストがかかる

バーチャルオフィスツールを導入する場合、どうしても費用がかかってしまうのは当然のことです。また導入後に社員への使用方法の説明などに時間的なコストがかかってしまうこともあり、その点をデメリットに感じてしまう企業もあるでしょう。

できるだけ費用を抑えたいのであれば、費用が安く気軽に始められるバーチャルオフィスツールを選ぶのがおすすめです。たしかに導入や運用にコストは掛かりますが、導入すればテレワークを促進できて経費の削減も可能であるため、総合的に見てコストを抑えられる可能性が高いといえます。その点も踏まえて、バーチャルオフィスツールの導入を検討してみてください。

バーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）の選び方

バーチャルオフィスツールが注目されていることから、さまざまな企業がバーチャルオフィスツールを提供しています。そのため、なにを基準にバーチャルオフィスツールを選べばいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。ここでは、そんな方のためにバーチャルオフィスツール選びでチェックしたいポイントをご紹介します。

機能

バーチャルオフィスツール選びでまずチェックしたいのが、備わっている機能についてです。自社にとって必要な機能が備わっているかどうかはもちろん、機能ごとの内容や性質にも注目しましょう。主な機能は既にご紹介していますが、機能的に同じであってもその使用感が変わることがあるからです。

たとえばトークの機能ひとつとっても、アバターを近づけるだけで気軽に会話がスタートできるバーチャルオフィスツールもあれば、トークが許可制でお互いの許可がないとトークがスタートしないというバーチャルオフィスツールもあります。前者は気軽に話せるというメリットがある反面、つねに緊張感を持ってしまうなどのデメリットがあります。

後者の場合はお互いのタイミングのよいときにトークができるというメリットがありますが、気軽さの面では前者に劣るかもしれません。プライバシーやパーソナルスペースなどを大切にしたい場合は、後者のようにトークが許可性のバーチャルオフィスツールを選ぶとよいでしょう。

料金

バーチャルオフィスツールを利用する場合に、多くの企業が不安を感じやすいのが料金についてではないでしょうか。できるだけ安く抑えたいというの当然ですが、単純に費用だけを見るのではなく費用と機能性が両立しているかを確認しましょう。

料金は基本的に同時接続できる最大人数ごとにプランが分けられていることが多いです。プランによってできることや付属している機能が異なることもあるので、その点にも注意して最適な料金プランを提供してくれるバーチャルオフィスツールを選びましょう。

初期費用や継続するための費用はかかりますが、その分オフィスを縮小したりなくしたりすることで経費を大きく抑えられるため、最終的に全体的なコストを抑えられる可能性が高いです。なにごとも新しいものを導入する際には初期投資が必要であるため、その点を考えたうえで不安なく継続できる料金のバーチャルオフィスツールを利用してください。

操作性

操作性についてもバーチャルオフィスツール選びで重視したいポイントのひとつです。とくに人数がある程度多い企業や、PCの操作に不慣れな社員が多い企業の場合は、できる限りシンプルですぐに操作方法を覚えられるようなバーチャルオフィスツールがおすすめです。

またバーチャルオフィスツールのなかには、誰かに話しかけたり会議室に入室したりするために、自分でアバターを操作して通路を練り歩くなどの動作を必要とするものもあります。そのようなツールの場合、操作する時間が無駄にかかってしまい、集中力が途切れてしまうなどの課題にもつながりやすいため注意が必要です。

操作性は実際に利用してみないとわからない部分でもあるので、まずは無料トライアルや見学などを利用して、操作しやすいツールであるかどうかを確認してみてください。実際に社員に操作をしてもらってから、どのバーチャルオフィスツールを利用するのかを決めるのがおすすめです。

バーチャルオフィスツール（メタバースオフィス）の導入でテレワークの課題を解決しよう

これまでのテレワークではコミュニケーションが取りにくく、一体感を感じにくかったり孤独を感じたり、また生産性の低下などといったさまざまな課題がありました。バーチャルオフィスツールを導入することで、これらの課題を解決し企業側も社員側も働きやすさを感じられるようになるはずです。さまざまなバーチャルオフィスツールがありますが、まずはいくつかのバーチャルオフィスツールを体験してみて、自社に合っているツールを見つけてください。