テレワークにおけるテキストコミュニケーションの弊害をカバーするには？

テレワークでは、文字を中心としたテキストコミュニケーションを行うのが一般的です。しかし相手の感情を読み取るのが難しく、表情や声のトーンが分からないため、配慮や工夫が必要になります。この記事では、テキストコミュニケーションにおける注意点や、弊害をカバーするための方法をくわしく紹介します。

テレワークにおいてテキストコミュニケーションはなぜ重要？

テレワークにおけるテキストコミュニケーションは、対面や音声ではなく、文字を中心としたコミュニケーションです。おもにメールやチャットなど、オンラインでのやり取りとなります。

時代の変化とともにコミュニケーションのとり方も変化しており、テキストコミュニケーション能力が重要となっています。テキストコミュニケーションがなぜ必要なのか、くわしく見ていきましょう。

テレワークの導入が拡大

近年、テレワークの導入が拡大しており、メールやチャットでのテキストコミュニケーションが重要視されています。自宅やコワーキングスペースなどで働く人も増え、テキストコミュニケーションを使用する機会が増加しました。そのため、テキストコミュニケーションの需要が高まっています。

チャットの使用が増加

ビジネスでもチャットの使用が一般化されているため、テキストコミュニケーションが重要となっています。チャットを使用する際は、スピード感のあるやりとりが求められるため、相手に早く、短く、正確に伝えるためのテキストコミュニケーション能力が必要になります。

認識のずれを防止

テキストコミュニケーションは、文字でのやり取りが記録に残ります。そのため認識のずれや誤解を防ぐ方法として注目されています。対面や電話などでのやり取りでは記録に残りません。

トラブルにつながるケースも多いでしょう。テキストコミュニケーションならば、誰がいつどのように伝えたのか記録に残るため、重要視されています。

テキストコミュニケーションにおける注意点

テキストコミュニケーションは、テレワークの導入の拡大や認識のずれを防止するために重要視されていますが、いくつか注意点もあります。

緊急時の連絡

テキストコミュニケーションをする際、相手がすぐに確認できるとは限らないため、緊急時の連絡には向いていません。迅速な対応が必要な場面では、対面や電話などの音声でのやり取りを優先することが必要です。

不明瞭な表現を避ける

テキストコミュニケーションの際、不明瞭な表現をしてしまうと、相手にストレスを与えてしまう可能性があります。無駄に長い文章は伝わりにくいため、簡潔な表現をし、伝わりやすくすることを心がけなくてはいけません。

また、相手に指摘する際は、やわらかい表現を心がけ、相手を委縮させないように注意することが大切です。

言葉の認識に注意

社内でテキストコミュニケーションをする際、言葉の認識が違うと誤解やミスにつながる恐れがあります。社内の人だけが使う業界用語や隠語は、社外の人とは異なる意味合いになる場合もあります。

社内でよく使われている言葉を使う場合は、誤解が生まれないように認識を統一させておくことが重要です。とくに、新入社員や異動してきた社員がいるときなどは、マニュアル化するなどの配慮が必要になります。

テキストコミュニケーションの弊害を回避するにはメタバースオフィスがおすすめ

テキストコミュニケーションの弊害を回避するために、メタバースオフィスを導入する方法があります。メタバースオフィスは、インターネット上の仮想空間に作られる疑似的なオフィスです。

自分のアバターをとおして気軽にコミュニケーションがとれ、誰がどこでなにをしているのかも可視化できます。近年、テレワークが普及していることから、メタバースオフィスを導入する企業が増えています。メタバースオフィスを導入するメリットを見ていきましょう。

円滑なコミュニケーションがとれる

メタバースオフィスを導入すると、テレワークでも円滑なコミュニケーションをとれるようになります。アバターの表情やしぐさなどで状態が分かるため、気軽に声をかけやすくなります。話しかけるタイミングが分かりやすく、アバター同士が近づくだけで会話ができるので気軽に雑談をすることが可能です。

勤務状況を可視化できる

テキストコミュニケーションでは、社員がどこにいるのか、どのような作業をしているのか管理者が把握するのは難しいでしょう。また細かく連絡をするには、手間が増え作業を中断しなくてはいけないため、生産性が低下してしまいます。

メタバースオフィスを導入すると、勤務状況をつねに把握することが可能です。会議中、休憩中、離席中など、一目でわかるため、無駄な連絡が減り、生産的なコミュニケーションをとれるようになります。

社員の居住地を限定する必要がない

メタバースオフィスならば、社員の居住地を限定する必要がないため、広範囲にわたり優秀な人材を採用することが可能です。従来のテレワークではオフィスへの出社が必要になるケースもありますが、メタバースオフィスならば居住地に関係なく勤務できます。

まとめ

テキストコミュニケーションの弊害をカバーするためには、メタバースオフィスがおすすめです。近年では働き方が多様化され、メタバースオフィスを導入する企業が増えています。メタバースオフィスならば、円滑なコミュニケーションがとれるようになり、社員の勤務状況を可視化できるため、無駄な連絡も減らせます。また、居住地を限定せずに人材を採用できる点も、大きなメリットといえるでしょう。